Відносини між контрагентами у сучасному бізнесі базуються на чіткому виконанні взаємних зобов’язань. Своєчасні поставки та платежі позитивно характеризують компанію, створюючи ідеальні умови співпраці між суб’єктами господарювання.
Звісно, навіть малий бізнес, або компанія середнього рівня може мати багато контрагентів у вигляді постачальників, що певним чином ускладнює ведення обліку та контроль заборгованості перед ними. Навіть автоматизація обліку кредиторської заборгованості не завжди може надати ефективні інструменти для вирішення цієї задачі.
Функціонал автоматизації ефективного контролю заборгованості постачальникам
Що має “вміти” программа обліку кредиторської заборгованості? Це важливе питання, відповідь на яке треба знати обираючи систему для ведення обліку на підприємство. Функціонал таких програмних програмних продуктів у базовому варіанті зазвичай мало чим відрізняється. Але такі відмінності можуть виглядати вельми суттєвими, оскільки підприємства відрізняються своїми потребами.
Можливість ведення облікової звітності в різних валютах
Якщо компанія співпрацює з закордонними контрагентами і має перед ними певну кредиторську заборгованість у валюті, то важливо постійно мати постійну прив’язку до курсу гривні, щоб фінансовий облік виглядав коректно. Така функція, як правило, виконується окремим модулем облікових платформ і не входить в базову комплектацію продукту.
Налаштування строків відтермінування платежу по кожному постачальнику
Підприємства використовують у своїй роботі на умовах відтермінування платежу отримані від різних контрагентів:
- товари;
- матеріали;
- обладнання;
- послуги.
Умови співпраці можуть бути різними і програма повинна мати можливість налаштовувати облік з урахуванням цього.
Налаштування обліку заборгованості по декільком контрактам з одним постачальником
Нерідко одна й та сама організація може забезпечувати підприємство товарами та послугами по різним контрактам з різними:
- умовами;
- найменуваннями;
- цінами;
- строками відтермінування платежу і так далі.
Це викликає ускладнення автоматичного обліку і може призвести до плутанини.
Важливо, щоб система мала алгоритм рішення, здатний розділити заборгованості по різним договорам у рамках одного й того поставщика. Це дозволить відповідним співробітникам контролювати процес розрахунків та своєчасно гасити заборгованості.
Платіжний календар
Оптимальне управління фінансами підприємства передбачає своєчасне виконання зобов’язань перед постачальниками. Це означає, що планування платежів повинно бути чітким. На більшості підприємств це складно забезпечити без складання так званого платіжного календаря.
Платіжний календар — це проста форма, в яку вноситься дані щодо заборгованості перед контрагентами з вказанням термінів їх погашення. Звичайно, якщо цей процес автоматизований, то нічого не треба вигадувати. Відповідний запис у такий календар буде зроблено при прийомі товару або при підписанні акту прийому робіт.
Автоматизація складання платіжного календаря забезпечує:
- Економію робочого часу.
- Запобігання помилок, пов’язаних з людським фактором.
- Якість планування фінансових витрат.
- Збереження репутації компанії, як надійного партнера.
Звичайно, все це позитивно впливає на діяльність підприємства і сприяє розвитку бізнесу.
Аналіз товарообігу
Беззаперечно, ефективність роботи компанії значною мірою залежить від здатності керівництва своєчасно реагувати на на зміну ринкових тенденцій. Автоматизація обліку надає можливість практично в онлайні контролювати товарообіг. Звісно, такі зміни в свою чергу потребують зміни умов співпраці з постачальниками. Саме аналіз товарообігу є підставою для аргументованих перемовин з контрагентами.
Резюме
Функціонал, обраної підприємством автоматизованої платформи обліку, повинен задовольняти основним вимогам користувача, у тому числі, забезпечуючи своєчасні виплати кредиторської заборгованості постачальникам. Малий та середній бізнес не завжди може дозволити собі використання високовартісних платформ обліку з широким функционалом. Та й необхідність у цьому сумнівна. Але наразі в Україні є облікові платформи вітчизняної розробки, оптимальним чином адаптовані під існуючі умови. При цьому вартість використання таких систем цілком розумна.
